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Les grandes vacances approchent et il est temps de poser ses congés via Ciril. Mais quelles sont les règles selon que l’on soit fonctionnaire ou contractuel ? À partir de quel moment un nouvel agent peut-il poser des congés ? Comment fonctionne les congés exceptionnels pour événement personnel et les autorisation d’absence ?
Ensemble fait le point sur ces questions.

Les congés annuels :
Les congés annuels ainsi que les jours RTT sont accordés par votre supérieur hiérarchique, et décidés en fonction :
– des nécessités de service pour assurer la continuité de service,
– de la situation des agents
– et pour garantir une équité entre agent.
Sauf dérogation délivrée par le directeur général des services, un agent ne peut bénéficier d’une durée de congés entrainant une absence du service supérieure à 31 jours consécutifs. La demande  doit être transmise au moins 8 jours avant la date souhaitée de départ en congés.

Pour les agents contractuels et les agents stagiaires, ils peuvent bénéficier de congés après 4 mois de présence, dans la limite des droits acquis. Cela correspond à 2,5 jours par mois de présence. Certaines catégories de personnel peuvent être astreintes à prendre leurs congés annuels pendant les vacances scolaires ou pendant les fermetures des établissements dans lesquels ils sont affectés. Pour bien organiser les services pendant les vacances scolaires, un état prévisionnel des congés est demandé aux chefs de services par la direction des relations humaines six semaines avant le début des vacances scolaires de Noël, d’hiver et de Pâques, et au plus tard le 1er avril de chaque année pour les vacances scolaires d’été.

Les congés pour événements familiaux
Les agents bénéficient de congés supplémentaires à l’occasion de certains événements familiaux, pris à des dates qui entourent cet événement :

• le mariage de l’agent ou la conclusion d’un PACS donne droit à 5 jours ouvrés
• la naissance d’un enfant de l’agent donne droit à 3 jours ouvrés pour le père (ils pourront être consécutifs ou non après accord du chef de service, mais devront être inclus dans une période de quinze jours entourant la date de naissance)
• le mariage d’un enfant de l’agent donne droit à 3 jours ouvrés
• les décès
  – 5 jours ouvrés pour le décès du conjoint marié ou du partenaire d’un PACS, d’un enfant, d’un petit enfant, du père ou de la mère de l’agent ou de son conjoint marié ou partenaire d’un PACS
  – 3 jours ouvrés pour le décès du grand-père, de la grand-mère, du gendre, de la belle-fille, du frère, de la sœur de l’agent
  – 2 jours ouvrés pour le décès du beau-frère, de la belle-sœur de l’agent marié ou partenaire d’un PACS

L’agent déjà placé en congés annuels ou en congés supplémentaires résultant de l’aménagement de son cycle de travail au moment de l’événement familial perd le droit de ces autorisations d’absence.

Les congés pour événements médicaux

Les agents bénéficient d’autorisation d’absence en cas d’événements médicaux :

Afin de délivrer des soins à un enfant de 12 ans maximum ou pour en assurer momentanément la garde sur production d’un certificat médical, l’agent est autorisé à prendre un certain nombre de jours d’absence. Ils sont au nombre de :

– 10 jours ouvrés par an pour un enfant
– 12 jours ouvrés par an deux enfants
– 15 jours ouvrés par an pour trois enfants

Pour les femmes enceintes, des dispositions d’aménagement du temps de travail existent.
À partir du premier jour du 3^e mois de grossesse, l’agent peut bénéficier, sur demande écrite, compte tenu des nécessités des horaires de son service, de facilités dans la répartition des horaires de travail, dans la limite d’une heure par jour de service. Ces autorisations ne sont pas récupérables.

Retrouvez le règlement complet des congés ici

C’est généralement à vélo que Stéphane Billonneau rejoint le service des Archives de Sèvres, situé au 20, rue des Binelles. À 51 ans, cet Asniérois passionné d’histoire a été nommé à la tête du service des Archives municipales en novembre 2023. Avec Fabien Lavaysse, il gère les documents récents et anciens de la ville de Sèvres. Ensemble l’a rencontré pour évoquer son parcours et son métier.

Originaire du département de la Charente-Maritime, Stéphane Billonneau a suivi des études en histoire et métiers des archives à Poitiers et à Paris au milieu des années 90, avec une année d’échange Erasmus à l’université du Sussex à Brighton (Royaume-Uni). En 1997, il fait son service national et intègre le service historique de l’armée de terre à Vincennes – aujourd’hui connu sous le nom de Service historique de la défense. Il poursuit ensuite ses études à Angers et obtient un DESS histoire et métiers des archives, archivistique en 1999.
Il débute sa vie active dans différents services des archives pour le service public (Archives nationale, ministère du Travail…) ou dans des entreprises privées (Commissariat à l’énergie atomique). En 2006, il devient responsable des Archives de la ville de Saint-Mandé, avant de rejoindre le CNFPT où il a travaillé dans la formation pendant 11 ans.
En 2023, il décide de revenir à son premier métier, et accepte le poste de responsable des Archives de la ville de Sèvres.

Une appétence pour les anciens documents qui date de l’enfance
C’est un retour aux sources, car pour Stéphane Billonneau, c’est une passion qui date de ses jeunes années. « Depuis mon enfance, j’ai toujours aimé les greniers, les vieilles mansardes avec des documents, des photos… je me rappelle avoir passé des heures dans le grenier de la maison de mes parents à retrouver d’anciens documents et photos, des anciens ouvrages, des objets… ce sont mes premiers souvenirs où je me suis dit – oui..cela…, j’aime bien les archives » raconte-t-il. « Et puis le hasard a fait que j’ai effectué mon service militaire au service historique de l’armée de terre, cela a été une révélation, je trouvais cela utile…c’était super comme expérience » ajoute-t-il avec enthousiasme.

Le plaisir de découvrir des documents
Des registres de l’état-civil aux factures mandatées des services, en passant par les magazines de la ville, les cartes, les photographies argentiques, les enregistrements, les œuvres d’art acquises…  De très nombreux documents sont conservés de manière pérenne ou durant le temps légal de conservation aux archives municipales. «Il y avait même, jusque dans les années 80, un musée municipal. Les pièces qui constituaient sa collection sont toujours conservées ici ».  À cela s’ajoute les dépôts des particuliers qui souhaitent garder des documents anciens telles que des photographies… Des documents qui touchent Stéphane Billonneau :
« Travailler aux archives c’est avoir le plaisir de découvrir chaque jour de nouvelles choses… L’émotion de retrouver un document qui n’a jamais été vu. C’est un enrichissement de tous les jours. Il faut être curieux, aimer transmettre l’histoire… on peut dire que ce métier était fait pour moi ». À la question « quel est votre document préféré aux archives ? », il répond : « en général, pour un archiviste, c’est le document le plus ancien : ici à Sèvres, c’est un registre de baptême datant de 1548 ». « C’est quelque chose qui a survécu pendant des siècles » ajoute-t-il, admiratif.

Collecter, conserver et transmettre
La conservation des archives locales étant une dépense obligatoire pour les collectivités territoriales, la ville alloue chaque année un budget pour assurer la conservation et la restauration des documents. « Sèvres étant une ville assez importante, elle a ses propres archives, ce n’est pas le cas des petites communes qui versent leurs documents aux Archives départementales » . Être archiviste, c’est agir sur plusieurs leviers autour des documents : assurer leur collecte auprès des services et des personnes extérieures, savoir les trier et les classer correctement et précisément notamment sur le progiciel Thot/CinDoc. « Un document non coté est un document qui risque de se perdre et de disparaître » indique Stéphane Billonneau. Il y a donc un long travail d’identification, de classement et d’indexation des pièces transmises afin de pouvoir les archiver correctement et les rendre facilement accessible en cas de demande. Ce travail est peu visible mais essentiel.  Il faut aussi veiller à la bonne conservation des documents selon le support (hygrométrie, température des salles…).
Mais le travail des archivistes est aussi ouvert sur l’extérieur et à différents publics. Les services municipaux et de l’État peuvent avoir besoin d’anciens documents dans le cadre de l’urbanisme, de travaux, d’articles de presse, de commémorations, d’exposition… Les particuliers peuvent aussi faire appel aux archives municipales pour rechercher le permis de construire de leur maison, consulter le cadastre à une époque donnée ou pour retracer leur arbre généalogique. Des associations viennent consulter certaines archives (généalogie, archéologie, histoire de la ville…) pour leurs travaux. « Il y a une association de généalogie qui vient chaque lundi. Ses bénévoles font un travail très important, ils dépouillent les registres d’état-civil pour les mettre à disposition sur des bases de données numériques » raconte-t-il.

Faire vivre le fond des archives
Enfin les archivistes sont chargés de valoriser les documents par le biais notamment d’articles, de livrets ou d’expositions. « Avec le service communication, nous avons édité un premier livret sur l’histoire de Sèvres autour des bombardements entre 1942 et 1944, avec des photographies et des témoignages. D’autres livrets sont à l’étude. Il y a aussi le projet de panneau d’exposition pour le vase réalisé par la manufacture au moment des JO de 1924 » précise Stéphane Billonneau. Il ajoute : « Nous avons aussi une mission pédagogique en lien avec l’Éducation nationale. Nous accueillons des classes scolaires et les enseignants pour travailler sur des documents, pour les sensibiliser à leur histoire, celle de leur ville ».

Les documents numériques, un nouveau défi pour les archives

Stéphane Billonneau évoque les projets d’avenir pour le service des archives, notamment avec les documents créés avec la dématérialisation des démarches, des commandes, des photographies… « Le prochain défi des archives est de trouver le meilleur moyen de conserver les documents actuels, tous numériques, de définir l’organisation de l’archivage électronique des documents dématérialisés. C’est un travail qui va se faire en concertation avec la direction de l’informatique et des télécommunications. C’est un enjeu majeur pour les archives municipales ». Un défi qui sera l’occasion de travailler avec d’autres services.

Mailinblack est une solution française de protection des messageries professionnelles contre les cyberattaques, recommandée par les services de cybersécurité gouvernementaux. Elle ajoute un filtrage des emails en bloquant les spams, les ramsomwares, les tentatives de phising ou spearphishing et autres malwares.

Une sécurité renforcée
Le choix de Mailinblack répond à la vision de sécurité renforcée que la direction de l’informatique et des télécommunications (DIT)  veut apporter. C’est une couche de sécurité supplémentaire, externe au réseau informatique de la ville. Mailinblack agit en amont du réseau en analysant chaque email (authentification de l’expéditeur, contenu, protocole de sécurité…), avant l’antivirus Sophos qui lui, analyse le réseau. Ce dispositif a deux avantages : une protection contre les cyberattaques plus importantes et une dépollution des boîtes mails, car il retient les emails non sollicités. En conséquence, vous ne recevez plus d’emails de la part de personnes non authentifiées ou de spams dans votre messagerie Outlook.

Consultez régulièrement votre espace
Les messages non identifiés sont stockés dans une « salle d’attente ». Ils sont triés selon leur profil (en attente / Newsletter /spearphishing/ bannis /spams /infectés…).

Il revient à l’utilisateur de les libérer, les supprimer, de les autoriser ou de les bannir en se rendant sur son espace Mailinblack.

https://app.mailinblack.com/mibc-fr-08/home/login

Deux rapports journaliers vous sont envoyés contenant les derniers emails reçus. L’idéal est de consulter votre espace une fois par jour, par exemple le matin. Il est important de vérifier chaque onglet car certains emails peuvent être classés sous un onglet différent.

Remarque : si un mail est bloqué alors qu’il est attendu et légitime, n’hésitez pas à contacter la DIT pour le faire débloquer.