Un assistant administratif pour la Direction Générale des Services (h/f) – mi en ligne le 15/06/2022

La ville de Sèvres recrute un «assistant administratif à la Direction Générale».

 MISSIONS DU POSTE

1.     Assurer la mise en œuvre et le suivi des actes liés aux travaux du Conseil Municipal

•  Préparation des réunions de Municipalité (constitution de dossiers)
• Préparation des séances du conseil municipal : dématérialisation de document et de l’envoi
  des convocations, suivi des projets de délibération, organisation pratique des réunions (convocation, réservation des salles, suivi des pouvoirs …)
• Mise en œuvre des décisions post-Conseil : mise en signature des délibérations, transfert au contrôle de légalité, notification aux services concernés
• Suivi et mise en œuvre des décisions liées au conseil municipal et délégation de signature : décisions, arrêtés…
• Elaboration du registre des arrêtés du Maire et des délibérations

2.       Assurer le suivi et la gestion administrative de la direction générale.

• Secrétariat administratif du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint : gestion d’agenda, standard téléphonique, préparation de réunion
• Appui pour le suivi des parapheurs mis en signature (tri, mise en signature du directeur général, dispatch pour retour dans les services, transfert au secrétariat de M. le Maire des parapheurs à la signature du Maire/élus)
• Appui logistique en tant que de besoin de façon ponctuelle aux autres cadres de la direction : préparation de réunion, constitution de dossier…
• Gestion des congés

 3.       Assurer le secrétariat d’un syndicat intercommunal

•  Frappe de courriers
• Préparation des comités syndicaux : convocation, constitution et envoi des dossiers dans les délais réglementaires

 4.     Missions complémentaires 

•  Visa du courrier quotidien et indication de la ventilation des courriers
• Soutien et transfert de connaissance avec les agents du service courrier, remplacement pendant les périodes de congé
• Suivi de l’affichage réglementaire
• Le cas échéant en l’absence du chef de service, organisation du travail du service courrier et transmission de directives simples.

L’agent est sous l’autorité directe du directeur en charge des assemblées.

Il aura à charge d’assurer la bonne information de ses supérieurs et des élus concernés de l’avancée régulière des dossiers (échéancier).

COMPETENCES REQUISES

De niveau Bac + 2 minimum.

Expérience similaire exigée associée à une bonne connaissance de l’environnement territorial et des procédures réglementaires.

Vous êtes autonome, force de proposition et faites preuve d’une grande rigueur dans l’exécution  de vos missions.

Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles et votre discrétion.